Une facture électronique, c’est quoi ?
Une facture électronique est une facture qui est créée, émise, reçue et conservée sous forme électronique. Il s’agit donc d’une facture qui va être traitée numériquement de bout en bout :
- La création de la facture sera réalisée électroniquement.
- L’envoi de la facture sera réalisé également par un protocole Internet.
- La réception de la facture sera réalisée sur le plan technologique par une plateforme électronique.
- Enfin, la facture sera conservée et archivée électroniquement à valeur probante.
Le principe de la facture électronique existe en France depuis 2017, avec notamment sa généralisation pour toutes les factures aux collectivités publiques depuis 2020. En effet, toutes les entreprises qui travaillent avec l’Etat et le gouvernement doivent depuis 2020 transmettre leurs factures électroniques par le biais de la plateforme Chorus Pro. La facture électronique représente en France aujourd’hui 10 des factures émises. L’enjeu du projet factures électroniques du gouvernement et de la transformation dans les quatre ans qui viennent est de généraliser l’utilisation de la facture électronique à l’ensemble des entreprises et donc à l’ensemble des activités économiques.
Les différents types de factures
Nous retrouvons trois types de factures.
Il existe un premier type de facture électronique que l’on appelle les factures au format dit structuré de type EDI. Le protocole EDI qui signifie échange de données informatisées, exige d’avoir un annuaire et donc des protocoles parfaitement compatibles entre les différents partenaires commerciaux.
Il existe un second type de facture électronique, appelé la facture au format non structuré de type PDF. Il est en effet possible aujourd’hui de transformer une facture PDF numérique en une facture électronique, à condition de lui apporter un scellement numérique qui permet de garantir son intégrité, son authenticité et sa conservation.
Le troisième type de factures électroniques représente les factures au format hybride, dite facture mixte, représenté pour la France par le format type Facture-X.
Ce type de facture réconcilie les deux mondes : le monde du PDF et le monde de la facture avec un langage semi structuré. En effet, il permet ainsi d’exploiter facilement des données.
L’intérêt de la Facture-X
Sur le plan pratique, la Facture-X représente donc un standard de facturation électronique pour un humain. Cela permet de retrouver un PDF directement lisible et donc exploitable dans le cadre de la relation commerciale. Pour un ordinateur et pour une machine, la facture X représente un protocole informatique et notamment un langage XML. Il permet de baliser les différents éléments de la facture et ainsi d’automatiser grâce à l’utilisation de données structurées, une récupération plus facile des informations contenues dans la facture. Le Standard Facture X permet de réconcilier les deux mondes : la facture PDF et la facture sous code XML.
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Source : Stephane Raynaud lors d’une présentation sur la facturation électronique pour une commission du Réseau Cerfrance.